ZAPOZNANIE SIĘ Z OFERTĄ ORGANIZATORA AVE


• Wizyta w Biurze: ul. Gawronów 20 Katowice - Brynów (w budynku parafialnym)
• Kontakt z Działem Obsługi Klienta / Pielgrzyma
  Telefoniczny: (032) 205 38 30
  komórkowy: +48 602 231789
  fax.: (032) 205 38 28
  GG: 7261792
  Skype: avepolonia (Touroperator) lub aveski (oferta narciarska)
  
• Zapytanie elektroniczne na adres e-mail:info@ave.turystyka.pl lub ave@archidiecezja.katowice.pl
• Na stronie www.ave.turystyka.pl ( oferta narciarska) lub www.ave-polonia.eu ( oferta turystyki przyjazdowej do Polski
• Katalog ponad 300 tras pielgrzymkowych ( obecnie ponad 500)
• W Biurze lub na stronie internetowej można zapisać się do listy chętnych na otrzymywanie NEWSLETTER- ów czyli komunikatów Biura AVE informujących
  o kierunkach wyjazdów i dostępności miejsc
  
• Terminarz imprez z ofertą AVE można otrzymać korespondencyjnie pocztą tradycyjną lub zapoznać się z nim na stronie www.ave.turystyka.pl

WYBÓR PROGRAMU: TRASY, SZLAKU
Oferta programowa Biura AVE jest uszeregowana wg następującej typologii:

• Szlakiem Biblijnym
• Szlakiem Apostołów i Świętych
• Szlakiem Sanktuariów Maryjnych
• Szlakiem Misyjnym Azji, Afryki, Ameryki płn. i płd. oraz Australii
• Szlakiem Sacrum Chrześcijaństwa
• Szlakiem Krajoznawczo - Wypoczynkowym
• Szlakiem Weekendowym
• Szlakiem Sanktuariów Polski
• Szlakiem pielgrzymowania aktywnego: rowerem, pieszo, kajakiem, żaglówką
• Podróże Ślubne i Poślubne

Każda oferta programowa trasy określa:

• Termin
• Miejsce oraz godzinę wyjazdu i powrotu
• Trasę programu
• Koszt imprezy (często uzależniony od ilości uczestników)
• Określone świadczenia w cenie i poza nią
• Koszty zwiedzania (w cenie lub poza nią)
• Warunki sprzedaży i uczestnictwa

BIURO ZASTRZEGA SOBIE PRAWO ZMIAN W PROGRAMIE

WARUNKI PŁATNOŚCI

• Dla uczestników określone są na programie
• Dla Zamawiającego grupę określa je program oraz umowa o realizacje imprezy turystycznej // pielgrzymki

Zawierając umowę należy dokonać wpłaty

• przy grupach autokarowych
  depozytu w wys: kosztu ceny za 1 osobę
  całość wpłaty jest płatna najpóźniej do do 30 dni przed realizacją programu
• przy grupach samolotowych
  depozyt( często bezzwrotny) od każdego uczestnika za rezerwacje miejsca w samolocie
  całość płatna jest najpóźniej do 50 dni przed realizacją programu
  
  USTALENIE TRASY PIELGRZYMKI
  Najczęściej Biuro w celu przygotowania oferty trasy pielgrzymki wysyła formularz w którym Dział organizacji prosi w celu przygotowania modyfikacji trasy oraz kalkulacji trasy o następujące informacje:
  1. planowana trasa
  2. miejsca priorytetowe do nawiedzenia ( sanktuaria)
  3. planowany termin
  4. określenie ilości dni ( mniej więcej)
  5. planowany budżet ( cena na 1 osobę)
  6. określenie środka transportu:
  
• trasy lotnicze radzimy zlecać z co najmniej 3 miesięcznym wyprzedzeniem
• trasy autobusowe co najmniej z 1 miesięcznym wyprzedzeniem określić czy trasa może mieć nocne przejazdy

7.określić standard bazy noclegowej oraz przydziału pokoi
8. rodzaj świadczeń żywieniowych
9. podanie przybliżonej ilości uczestników, ilości Kapłanów
10. określenie liczby uczestników gratisowych - standardowo Biuro proponuje dla grup do 20 - 25 osób 1 osobę gratis, dla grup powyżej 25 osób 2 osoby gratis ( w tym Kapłan)

USTALENIE CENY na 1 uczestnika
CENA IMPREZY TURYSTYCZNEJ // PIELGRZYMKI jest wypadkową ilości świadczeń do ilości uczestników
Po otrzymaniu formularza zamówieniowego lub określeniu powyżej wskazanych 10 pkt następuje
KALKULACJA wraz z symulacją cenową
dla 10 - 14 os + 1 miejsce gratis + obsługa (Pilot, Kierowcy)
dla 15 - 19 os + 1 miejsce gratis + obsługa
dla 20 - 24 os + 1 miejsce gratis + obsługa
dla 25 - 29 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla 30 - 34 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla 35 - 39 os + 2 miejsca gratis + obsługa
dla pow: 40 os +2 miejsca gratis + obsługa

Na życzenie Zamawiającego Biuro może przygotować symulacje cenową dla większej ilości miejsc gratis

PREZENTACJA OFERTY "pod klucz" i DECYZJA ZAMAWIAJACEGO
Biuro drogą poczty elektronicznej lub przesyłki listowej lub faxowej prezentuje ofertę. Wraz z listem informacyjnym określającym najpóźniejszy termin do podjęcia decyzji o realizacji pielgrzymki Podanie danych osobowych na jakie ma być przygotowana umowa oraz zamówienie pielgrzymki

ZŁOŻENIE ZAMÓWIENIA ORAZ UMOWA Z BIUREM AVE
Po potwierdzeniu telefonicznym bądź listowym o podjęciu decyzji o realizacji pielgrzymki Dział Organizacji Biura AVE przygotowuje:

• 2 w egz. do podpisu DRUK ZAMOWIENIA pielgrzymki na konkretny program i konkretne świadczenie
• 2 egz. umowy o realizację pielgrzymki

UMOWA prawa określa prawa i obowiązki Organizatora oraz sposób rozliczenia Integralna częścią umowy jest program oraz warunki uczestnictwa

Wraz z tymi podstawowymi dokumentami Biuro zawsze załącza:

• list do umowy
• list do Kapłana Duszpasterza Pielgrzymki
• list do Pielgrzymów
• kwit dla uczestnika potwierdzający uczestnictwo
• wzór listy uczestników ( jakie dane osobowe sa konieczne)
• warunki uczestnictwa Biura AVE


PODPISANIE UMOWY Z BIUREM AVE
Umowa nabiera ważności prawnej po jej podpisaniu , odesłaniu podpisanego egz umowy oraz zamówienia do Biura oraz wpłaty zaliczki.
Bez wpłaty zaliczki umowa nie nabiera ważności prawnej.
WSZYSTKIE PŁATNOSCI Z AVE wykonujemy za pośrednictwem konta bankowego. Biuro zastrzega sobie przyjmowanie gotówki w Biurze ze względów bezpieczeństwa.
UMOWA określa

• termin wpłaty zaliczki
• termin dostarczenia listy uczestników oraz zamknięcia listy uczestników

Ze względu na cenę uzależniona od ilości osób CENA OSTATECZNA pielgrzymki jest ustalana po dacie tzw. ZAMKNIECIA listy uczestników


• termin zamknięcia listy uczestników
• termin określenie ceny zgodnej z ilością uczestników
• termin płatności zgodnie co do ilości uczestników
• termin podania listy uczestników wraz z danymi osobowymi oraz przydziałem pokoi
• termin zebrania organizacyjnego lub przekazania pakietu informacyjnego w celu przygotowania się do pielgrzymki
• sposób rozliczenia: przelewem na konto

ORGANIZATOR wybiera czy faktury potwierdzające zapłatę maja być indywidualne czy jedna zbiorowa na Zamawiającego ( Nie ma możliwości decyzji po pielgrzymce ponieważ faktury ą wystawiane wraz z data rozpoczęcia świadczeń a termin zaksięgowania ich jest do 14 dni od daty wystawienia)
ORGANIZATOR PROSI ZAMAWIAJACEGO o PRZESTRZEGA WSKAZANYCH TERMINÓW ponieważ często termin jest określony zobowiązaniami prawnymi z kontrahentami określonych świadczeń np. linie lotnicze nakazują do podania liczby miejsc w samolocie do 60 dni przed a podanie nazwisk do 50 dni przed wraz z 100% płatnością

PO PODPISANIU UMOWY...
Organizator

• dokonuje rezerwacji wszystkich świadczeń określonych w programie
  
ZAMAWIAJACY
• dokonuje naboru pielgrzymów, zbierania ich danych osobowych oraz przyjmuje wpłaty.


PO ZAMNIECIU LISTY i określeniu ostatecznej ceny
Organizator

• reguluje płatności za zamówione świadczenia
• przygotowuje materiały pielgrzymkowe: identyfikatory imienne, śpiewniki, poradniki itp.
• Organizuje albo zebranie organizacyjne z uczestnikami pielgrzymki lub przekazuje pisemne informacje w celu przygotowania się do pielgrzymki

BIURO AVE zastrzega sobie prawo ustalenia terminu zebrania oraz prosi aby zebrania nie ustalać na niedziele ( jako jedyny dzień wolny od pracy)
ZAMAWIAJACY
Informuje pielgrzymów o ostatecznej cenie i terminie zebrania organizacyjnego
• Przyjmuje wpłatę całości od uczestników
• Wpłaca płatność na wskazane konta bankowe Biura AVE
• Dostarcza listę uczestników wraz z pełnymi danymi osobowymi oraz przydziałem pokoi
  
  
REALIZACJA PIELGRZYMKI
Organizator

• Rozdaje pakiet Pielgrzyma ( śpiewnik, notatnik Pielgrzyma, identyfikator)
• Stara się zapewnić miejsce celebracji codziennej Eucharystii
• Uczestnictwo w pielgrzymce poświadcza specjalnym certyfikatem przygotowanym prze Biuro dla każdego Pielgrzyma
  
  
ZAMAWIAJACY
• Uczestniczy wraz z pielgrzymami w pielgrzymce


POST PELEGRINUS
Organizator

• Wystawia faktury dla Zamawiającego( chyba ze ustalono inaczej)
• Zaprasza do kontynuacji i świadectwa doświadczeń pielgrzymkowych w Parafii
• Prosi o fotografie i świadectwa pielgrzymów w formie elektronicznej w celu ewangelizacyjnym do umieszczenia na stronie pielgrzymkowej

ZAMAWIAJACY

• Organizuje spotkanie po pielgrzymkowe i kontynuacje dzieła wspólnoty pielgrzymkowej w Parafii



---


ORGANIZATOR ZAPEWNIA
Zgodnie z ustawą o usługach turystycznych Touroperator AVE posiadający zezwolenie Wojewody Śląskiego nr 812 oraz ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej w Towarzystwie Ubezpieczeniowym ' SIGNAL IDUNA" ma obowiązek zapewnić:

• ubezpieczenie KL i NNW
• opiekę licencjonowanego Pilota // Przewodnika // Rezydenta
w przypadku pielgrzymek
• opiekę duchowa Kapłana
• możliwość uczestnictwa w codziennej mszy św.

ORGANIZATOR POLECA

• zapoznać się z obowiązującymi przepisami celno-dewizowymi
• zapoznanie się z poradnikiem TURYSTY / PIELGRZYMA AVE (w biurze lub na www)
• zapoznać się z prawem celno dewizowym oraz prawie wizowym obrrezy)
• skorzystać z dodatkowych świadczeń ubezpieczeniowych tj. Koszty Rezygnacji z imprezy lub ubezpieczenie bagażu
• w celu podróżowania posiadać ważny paszportu, ewentualnie Dowód osobisty ( tylko w krajach EU)